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給學校的檔案柜“合理減肥”1

        一、對于一式多份的,復檔案,可予以必要的壓縮、合井、優化在

        一所高校里,一份文件的“上行”與“下達”都有可能造成大量的重復。前一種情況如對于學校某一項指令的簡單呈報,不同院系上交的可能都是內容完全相同的一些意見;后一種情況像同一個主題,如《關于……的通知》這樣的文件,可能校宣傳部、校辦、校團委等都會先后下達,或者,一個單位先下發,許多單位跟著轉發。這些內容完全相同,只是供檔單位不同的檔案如同全部塞入檔案柜,無疑便會造成不必要的冗余。對于這類重復檔案,我們認為只需存留一份,同時登記上提供同樣內容的各供檔單位的信息便可以了。

         還有一種情況是同一份文檔不同“版本”之間的重復。這里指的主要是印件與定稿之間的重復。一份文件作為印件廣泛征求意見,可能最終又經有關領導改動了一些字句、標點,于是便出現了新一個版本的印件:再經格式、排版、字號等方面的改動,可能又會出現一個新版……如果我們對這個過程中形成的每一個“版本”都一一存檔案柜,便又會增加不必要的負擔。對于這種情況,我們認為對各版本差別較大的可以每版存留,而對于僅僅只是字號、格式等方面的不同者,只保留一份最終形成的最完善本即可。